Hatékony kommunikáció

Elgondolkodtál már azon, mennyi minden múlik azon az életedben, hogy hogyan kommunikálsz?

Szoktad úgy érezni, hogy félreértenek, hogy nem értenek, hogy megbántanak, hogy akaratod ellenére megbántasz másokat? 

Észrevetted már, hogy mennyire máshogy kommunikálsz a különböző kapcsolataidban? 
Szeretnél ügyesebb lenni, főleg az életed nehéz helyzeteidben, hogy azt fejezd ki, amit valójában akarsz? 

Mi történik a ki nem mondott szavaiddal? Egyáltalán, ahogy kommunikálsz a szavaiddal, a testeddel, az inkább falakat épít vagy ablakokat nyit a világra neked és feléd másoknak?

Manapság, amikor az élet szinte minden helyzetében el kell, hogy adjuk magunkat, elengedhetetlen, hogy hatékonyan kommunikáljunk.

Ehhez úgy beszélőként, közlőként, mint hallgatóként nagyon tudatosan kell, hogy működjünk.

Valójában szinte állandóan kommunikálunk, akkor is, ha nem tudunk róla, például, ha nem válaszolunk egy levélre, vagy sértődötten elhallgatunk, az is ,beszél” rólunk.

Tudatos kommunikációnknak két fő funkciója lehet:

  • Információ átadás, csere
  • Kapcsolatépítés, ápolás, fenntartás

A kommunikáció olyan kétoldalú folyamat, amely információk (kölcsönös) áramlását tartalmazza.

A kommunikáció elemei az ADÓ, VEVÔ, és az információk áramlásának színtere a KÖZEG. A KÖZEG-ben több csatornán áramolhatnak az üzenetek. 

Ezek a csatornák:

  • VERBÁLIS > a nyelvi kód jelentése (amit mondunk)
  • VOKÁLIS > a nyelv beszélt formája (ahogy mondjuk)
  • EGYÉB > minden egyéb jelzésértékű/ információt hordozó megnyilvánulás

Személyes kommunikáció esetén tehát:

Bővebben kifejtve a VERBÁLIS csatorna a tulajdonképpeni leírt, vagy kimondott szavakat, kifejezéseket, a szöveget jelenti, ami a betűket és a hozzá kapcsolódó kialakult jelentést hordozza.

VOKÁLIS csatorna tartalmazza a hangerőnket, hangszínünket, a dallamot, amivel beszélünk, és ide tartozik a beszédünk sebessége is és a szünet is.

METAKOMMUNIKÁCIÓ minden egyéb megnyilvánulást takar. Hogy mi tartozhat ide? Hát olyan mély jelentést hordozó elemek, mint az öltözékünk, a mimikánk, testtartásunk, a tekintetünk, a gesztusaink, az ápoltságunk, a szűkebb környezetünk, a mozgásunk a térben (térközszabályozás), leveleink esetében azok külalakja, összehajtogatása stb..

Ismerjük tehát a csatornákat:       

  • VERBÁLIS,
  • VOKÁLIS,
  • EGYÉB, METAKOMMUNIKÁCIÓ

És a három fő elemet (ADÓ, KÖZEG, VEVÔ), így már eme 6 szempont szerint vizsgálhatjuk a kommunikációt.

Ha bárkit megkérdezünk arról, hogy érzése szerint a csatornák milyen mértékben járulnak hozzá egy 100%-ban sikeres üzenetátadáshoz, akkor rengeteg tipp születik: legtöbbjük a VERBÁLIS csatornát tartja a legfontosabb tényezőnek, míg a másik kettőnek közel hasonló, de az előzőnél kisebb jelentőséget tulajdonítanak. Ez a reakció nem meglepő, hiszen a legtöbb információt leírva látjuk, az iskolában megszoktuk, hogy azt értékelik, hogy mi a feleletünk tartalma. A kutatások azonban mást mutatnak:

  • VERBÁLIS: 7%
  • VOKÁLIS: 38%
  • METAKOMMUNIKÁCIÓ/EGYÉB: 55%

A verbális csatorna esetén a legfontosabb, hogy a hallgatósághoz, illetve beszélgető partnerhez alkalmazkodva egyértelműen, érthetően, tömören fejezzük ki magunkat.

Non-verbális kommunikációnk jó, ha nyitottságot fejez ki.

Fontos tudni, hogy a verbális kommunikáció a legkönnyebben kontrolálható, így fejleszthető is, kivéve persze, ha úgy elhatalmasodnak rajtunk az indulatok, hogy azt sem tudjuk, mit beszélünk. A mások két csatorna használata sokkal ösztönösebb.

Éppen ezért az összképre figyelünk, ha nem is tudatosan, mint hallgatók. Csak akkor hihető, hiteles számunkra egy közlés, ha mindhárom csatornán keresztül ugyanaz az üzenet jut el hozzánk. Például hiába mondják, hogy örülnek nekünk, ha a hangszín és az arcjáték nem erről árulkodik.

Nem szabad elfelejtkeznünk a kommunikációnk során jelentkező egyik legnagyobb csapdáról: a kommunikációs feltételezésről.

Mi a kommunikációs feltételezés?

Azt értjük ez alatt, mikor számunkra triviális, természetes dolgokról feltételezzük, hogy a másik fél számára is azok. Ez a feltételezés sokszor tudatos. Szándékosan nem beszélünk bizonyos dolgokról, hiszen úgy gondoljuk, a másik fél számára is ismert.

Felesleges tehát ezzel az időt tölteni.

Máskor a kommunikációs feltételezés tudat alatti. Vannak dolgok, amelyek számunkra annyira magától értetődőek, hogy eszünkbe sem jut beszélni róla.

Az egyetlen megoldás az, hogy kérdések és visszacsatolás segítségével ellenőrizzük folyamatosan a megértést; és időt, energiát fordítunk a másik fél gondolatainak, érzéseinek feltárására. Ehhez pedig elengedhetetlen a bizalommal teli légkör megteremtése.

Telefonos kommunikáció esetén

  • METAKOMMUNIKÁCIÓ/Egyéb    0%, legfeljebb behallatszik, ezért megnő a többi 2 csatorna szerepe!
  • VERBÁLIS     40%
    (tömörség–egyértelműség–egyszerűség; visszajelzés és folyamatos kapcsolat, állandó jelenlét a telefonban.)
  • VOKÁLIS       60%
    (A hang szerepe / mosolygó telefon; a hangszín, hangsúly, hanglejtés- bizalom, biztonság megteremtése.) 

Írásos kommunikáció esetén a betűméret, kiemelések, színek segíthetik a verbális csatorna stiláris és tartalmi elemein kívül a hatékony közlést.

A KOMMUNIKÁCIÓS STÍLUS

Minden szavunk és cselekedetünk elárul rólunk valamit. Mindegyikünknek sajátos kommunikációs stílusa van. Ez az egyéni sajátosság határozza meg azt, hogy mit és hogyan mondunk. Ahhoz, hogy másokkal hatékonyan tudjunk kommunikálni, első lépésként fontos megismernünk kommunikációs stílusunkat. Ebbe nyerhet betekintést a Kommunikációs stílus teszt segítségével.

Lehetetlen nem kommunikálni. Minden társaságban töltött percben kommunikálunk. Még akkor is, ha hallgatunk, testünk és arckifejezéseink üzenetet közvetítenek. Évek során mindegyikünkben kifejlődik egyfajta kommunikációs stílus. Talán megfigyelted már magdon, hogy a figyelem középpontjában szeretsz-e állni, vagy inkább meghúzódsz a háttérben és onnan figyelsz másokat. Kommunikálás stílusod nagymértékben meghatározza azon tudatos és tudatalatti döntéseidet, melyek során eldől, hogy hogyan kommunikálsz.

Mikor kommunikálsz, minden esetben üzenetet küldesz egy másik személynek, aki kódolja azt. Kommunikációs partnered azonban nem biztos, hogy minden esetben pontosan azt az üzenetet kódolja, amit Te elküldtél. Ez azzal magyarázható, hogy a másik személy, akinek az üzenetet küldted, sajátos módon értelmezi azt. Ha különböző kommunikációs stílussal rendelkező emberek értekeznek, gyakran sor kerülhet az üzenet félreértelmezésére. Ha Te például visszafogott, nyugodt stílussal rendelkezel, beszélgetőpartnered pedig inkább élénk, közvetlen stílusú, könnyen előfordulhat, hogy közléseidet partnered negatívnak tartja, amennyiben nem tudja, hogy Rád a visszafogott, nyugodt stílus jellemző.

Annak elérése érdekében, hogy biztos lehess abban, hogy üzeneteidet megfelelően értelmezik, és abban is, hogy Te sem érts félre másokat, első lépésként saját kommunikációs stílusodnak megismerése szükséges.

Az ember kommunikációs magatartása két alaposan kielemzett dimenzióba sorolható: magabiztosság és kifejezőkészség. A magabiztosság arra utal, hogy az egyén viselkedése mennyire erélyes, ill. irányító. A magabiztos viselkedés, egy szituációban betöltendő vezető szerepet céloz meg. A kifejezőképesség arra utal, hogy az egyén viselkedése menyire kifejező és befolyásolható. Expresszív magatartásformának mondható az érzelmek kinyilvánítása és az interperszonális kapcsolatok kialakítása is. Ha ezt a két dimenziót keresztezzük, négy stílusfajtához jutunk. Ahhoz, hogy megismerje saját stílusát, kérem, tekintse át a teszt kiértékelését.

Útmutató: Az alábbi állítások közül válaszd ki azt, amelyik tartalmilag leginkább jellemzi kommunikációs stílusodat! Előfordulhat, hogy több állítás is jellemez, ilyen esetekben kérjük, hogy az állítások közül válaszd ki a legjellemzőbbet.

A kiválasztott állítás betűjelét karikázd be!

1.   Ha megbeszélésen veszek részt, leginkább …

a.) az asztalfőn

b.) jól látható helyen

c.) valaki más közvetlen közelében

d.) szomszédomtól legalább egy széknyi
     távolságban szeretek ülni.

2.   Ha valakihez beszélek …

a.) néha lenézek a földre

b.) folyamatosan beszélgetőpartnerem szemébe nézek

c.) gyakran nézek rá

d.) többet nézem a környezetet, mint partneremet

3.   Ha számomra ismerős személyt üdvözlök…

a.) köszönök, de nem érintem meg

b.) kézfogásom határozott

c.) megölelem

d.) kézfogásom lelkes.

4.   Ha beszélgetek…

a.) partneremhez közel szeretek állni

b.) nem szeretem, ha közel állnak hozzám

c.) zavar, ha túl közel állnak hozzám

d.) nem bánom, ha közel állnak hozzám.

5.   Járásom…

a.) lassú és ráérős

b.) élénk

c.) egyenletes

d.) sietős.

6.   Ha mások beszélnek, megpróbálok…

a.) a lényegre figyelni

b.) a poénra figyelni

c.) az érvelésre figyelni

d.) a beszélő érzelemvilágára összpontosítani.

7.   Nyilvánosság előtt…

a.) a hatás kedvéért változtatom
     hangfekvésemet

b.) tisztán, de nem túl hangosan beszélek

c.) viszonylag halk vagyok

d.) hangosan beszélek.

8.   Ha konfliktussal találom szemben magam…

a.) a pozitívumokra összpontosítva megpróbálom
     megoldani a hangulatot

b.) elkerülöm

c.) beavatkozom

d.) az okát keresem.

9.   Ha vendég jön a munkahelyemre…

a.) hellyel kínálom

b.) leültetem

c.) Ő dönti el leül-e

d.) elé teszek egy széket.

10.  Ha problémamegoldással foglalkozom…

a.) én irányítom a beszélgetést

b.) meghallgatom mások mondanivalóját

c.) a teljes egészre összpontosítok

d.) a tényekre koncentrálok.

11.  Tárgyalásaimat többnyire úgy kezdem,
hogy…

a.) érdeklődöm partnerem hogylétéről

b.) elmesélek egy jó sztorit

c.) azonnal a tárgyra térek

d.) leszögezem beszélgetésem célját.

12.  Mikor döntést hozok…

a.) megvizsgálom, hogy az másokat hogyan érint

b.) saját belátásomra hallgatok

c.) mások egyetértését keresem

d.) józan döntéshozatali módszerekre
      hagyatkozom.

13.  Ha beszédet tartanak…

a.) elvárom, hogy szórakoztató legyen

b.) arra gondolok, hogy érezheti magát
     az előadó

c.) megpróbálom értékelni a logikáját

d.) türelmetlen leszek, ha nem elég gördülékeny.

14.  Ha ismerősök megérintenek (pl. karomra teszik a kezüket)…

a.) szívesen fogadom

b.) zavar

c.) úgy érzem, ezáltal közelebb kerülök hozzájuk

d.) kellemetlenül érzem magam.

15.  Amikor el akarom érni célomat…

a.) képes vagyok kihasználni mások
     szükségleteit

b.) nyomós érveket hozok fel

c.) nagyon jól el tudom magamat adni

d.) higgadt és hozzáértő módon viselkedem.

16.  Azzal kapcsolatban, hogy mások milyennek látnak…

a.) én irányítom, hogy mit tudnak meg rólam

b.) érzelmeimet kimutatom

c.) zárkózott ember vagyok

d.) nyitott könyv vagyok

17.  Csoportos megbeszélésen…

a.) kielemzem az ötleteket

b.) mindenkit bevonok

c.) felelősnek érzem magam a megbeszélés
     levezetéséért

d.) odafigyelek arra, hogy mások mit akarnak.

18.  Szerintem az érzelmek kinyilvánítása …

a.) színesíti a mondanivalót

b.) némileg feszélyezi az embereket

c.) segít a másokkal való kommunikációban

d.) akadályozza a munkát.

19.  Üzleti megbeszélésen szándékom,
hogy …

a.) mások tudomására hozzam véleményemet

b.) kapcsolatokat építsek ki

c.) másokat meggyőzzek

d.) kielemezzem a helyzetet.

20.  Ha egy történetet mesélek…

a.) a szereplők személyes helyzetét emelem ki

b.) hallgatóimat izgalomban tartom

c.) módszeresen felépítem az esetet

d.) azonnal a tárgyra térek.

21.  Csoportmunka során…

a.) munkámmal támogatom a csoportot

b.) inkább magam vállalok felelősséget, minthogy egy csoportra támaszkodjak

c.) könnyen türelmetlenné válok

d.).én kezdeményezek

22.  Ha beszédet tartok előadásom…

a.) jól felépített

b.) kihasználja hallgatóim érzelemvilágát

c.) heves, energikus

d.) szórakoztató.

 

23.  Ha jelenlétemben valaki felizgatja
magát vagy sír…

a.) inkább leállítom őt

b.) megpróbálok tanácsot adni neki

c.) megpróbálni felvidítani

d.) megpróbálom kivonni magam a helyzetből.

24.  Telefonbeszélgetéseim …

a.) a lehető legrövidebbek

b.) csak üzleti jellegűek

c.) élénkek

d.) többnyire hosszúra nyúlnak.

 

>>> Pontozólap letöltés <<<

ÉRTÉKELÉS

Az alábbi négy stílus mindegyike jellemezhető a benne rejlő magabiztosság és kifejezőkészség mértékével, mint ahogy ezt az alábbi ábra jelzi.

KÖZVETLEN       =    nagyfokú magabiztosság,          gyenge kifejezőkészség

ÉLETREVALÓ      =    nagyfokú magabiztosság,          kiváló kifejezőkészség

FIGYELMES        =    kisfokú magabiztosság,             kiváló kifejezőkészség

MÓDSZERES      =    kisfokú magabiztosság,             gyenge kifejezőkészség

Kommunikációs stílusod megmutatkozik, függetlenül attól, hogy van-e róla tudomásod, vagy sem.

Domináns stílusnak hívjuk azt a stílust, melyet leggyakrabban használsz. Ha ránézel az 1. ábrára, megtudhatod, hogy domináns stílusod van-e. Ebben az esetben minimum 9 pontnak kell szerepelnie a szóban forgó stílusfajtát képviselő síkidomban. Ha az eredmény az ábrák bármelyikében 4 vagy annál kisebb szám, akkor valószínűleg nem túl gyakran kommunikálsz abban a stílusban. Habár sok embernek egyértelműen elkülöníthető a domináns stílusa, vannak olyanok is, akiknek többféle stílus váltogatott használata sem okoz gondot.

Amennyiben pontjaid viszonylag egyenletesen oszlanak meg, Te valószínűleg többféle stílusban kommunikálsz. Az is elképzelhető, hogy a beszédhelyzet határozza meg, hogy melyik stílust használod. Az a tény, hogy a kommunikáció többféle módon nyilvánul meg, (pl. a nyelvi úton, ill. arckifejezések formájában) lehetőséget ad arra, hogy kommunikációs stílusunkat tekintve rugalmasabbak lehessünk.

     
KÖZVETLENÉLETREVALÓFIGYELMESMÓDSZERES
Verbális  határozott  készséggel közli véleményét  meghallgat  bizonyos részletekre összpontosít
  közvetlen beszéd általánosít  közvetlen bizalmas nyelvezet  precíz nyelvezet
  állandóan köszön  meggyőző  bátorító  érzelmességet kerülő
Paraverbális  gyorsan beszél  változó hangszín  lassan beszél  többnyire egyenletes hangszín
  hangos  élénk  lágy hanghordozás  rövid beszéd
  hivatalos hangvétel  hangos  türelmes beszéd  kiegyensúlyozott előadásmód
Testbeszéd  közvetlen szemkontaktus  gyors cselekvés  barátságos kézfogás  pókerarc
  határozott kézfogás  sok testmozgás  szeret ölelkezni  megfontolt mozdulatok
  feltűnő jelenség  lelkes kézfogás  lassú mozdulatok  kerüli mások megérintését
Személyes környezet  megtartja a három lépés távolságot  rendezetlen munkahely  családi képek a munkahelyen  szigorúan megtartja a személyes szféráját
  a munkabeosztást látható helyre függeszti ki  szlogenek az irodában  szeret mások közvetlen közelében ülni  táblázatok, grafikonok az irodában
  munkahelye hatalmat sugároz  szeret mások közelségében lenni  személyéhez közelálló tárgyakat hord magánál (pl. ékszer, fénykép)  tiszta íróasztal
Skip to content